Трудовые книжки для работодателя и работника

Правила оформления трудовой книжики

Когда молодой человек впервые устраивается на работу, ему обязаны предоставить трудовую книжку не позднее 7 суток после даты поступления на работу. Те, у кого уже имеется этот документ, должны сдать его при поступлении. Запись о новой работе должна быть сделана в течение пяти дней.

Трудовая книжка состоит из трёх частей:

1. Основная информация о сотруднике (первый разворот);
2. На следующих страницах фиксируются различные события трудовой жизни: поступление на работу, перевод, увольнение, поощрения и другие;
3. Полученные сотрудником награды и повышения;

Существуют правила, в соответствии с которыми должны вноситься данные. Если они окажутся нарушенными, то соответствующие записи могут быть признаны недействительными.

1. Записи выполняются на русском языке.
2. Можно использовать чёрный, синий или фиолетовый цвет
3. Запрещается в надписях делать какие-либо сокращения. Например, слово «приказ» запрещается сокращать как «пр.».
4. Даты всегда указывают в одном и том же формате: две цифры, обозначающие день, ещё две для указания месяца, затем четыре цифры, обозначающих год.
5. Все записи о трудовой деятельности работника имеют свои номера. При этом используется сквозная нумерация.

Приобретение, учет и хранение трудовых книжек

Новая форма старого документа

Идею перевести данные трудовой книжки в электронный формат законодатель реализовал в ряде правовых актов. В ТК РФ добавлена статья 66.1, полностью посвященная электронной трудовой книжке (законом ФЗ-439 от 16/12/19). Сам по себе ФЗ-439 содержит нормы, обеспечивающие законодательный переход к ЭТК и их использование. КоАП позволяет применять нормы ст. 15.33.2: штрафы за непредоставление, просрочки или ошибки в новой отчетности ПФР. Она введена поправками в ФЗ-27 от 01/04/96 г.

Электронная трудовая книжка определенной формы, физического носителя не имеет. Это цифровой документ, сведения из которого можно вывести в файл или на бумагу. Они обозначаются термином «Сведения о трудовой деятельности». Базу будет формировать работодатель, передавая данные в ПФР. Состав данных практически идентичен бумажному формату:

• сведения о работнике;
• сведения о фирме;
• дата, когда он принят, уволен или имел место перевод;
• вид события;
• реквизиты документа-основания;
• сведения о должности, специальности, профессии, квалификации, подразделении;
• вид поручаемой работы;
• при увольнении — причины этого события.

Можно сказать, что сведения о трудовой деятельности, выдаваемые работнику и есть новая электронная трудовая книжка (форма СТД-Р либо СТД-ПФР), предоставляемая, соответственно, работодателем либо пенсионным фондом. Они утверждены приказом Минтруда №23н от 20/01/20 г., в котором содержатся также и образцы форм.

Порядок перехода на новый формат

Вопрос этот встает в текущем году прежде всего перед работниками кадровой службы, административными сотрудниками, бухгалтерами, которым поручен кадровый учет. Период до конца года является переходным. Он должен быть использован для полного внедрения ЭТК. Рекомендуется с учетом требований законодательства следующий далее порядок действий.

Пакет локальных нормативов, касающихся трудовых отношений, может быть достаточно объемным. Необходимо проанализировать положения каждого из них и внести информацию об электронных трудовых книжках, если это необходимо. К примеру, в правилах внутреннего распорядка может быть прописано, как собираются, как и кому предоставляются сведения о работе. По новому регламенту, кроме бумажной трудовой книжки, гражданин, поступающий на работу, может предъявить кадровику сведения о трудовой деятельности, оформленные предыдущим нанимателем, в пенсионном фонде на основе электронных данных. Необходимо пересмотреть содержание колдоговора, трудовых договоров, иных ЛНА. Они должны содержать положения, согласующиеся друг с другом.

Предстоит оперативный обмен информацией с ПФР, сдача отчетности по срокам, за нарушение которых могут применяться санкции. Электронный обмен должен быть обеспечен специальным ПО. Значительная часть компаний уже пользуется услугами электронной бухгалтерии, отправляет отчетность по интернету. Для них ничего нового не произойдет – привычные инструменты ТКС будут использоваться для взаимодействия с ПФР.

Важные формальности! Всех сотрудников персонально необходимо уведомить о новых правилах ведения трудовых книжек.

Форма письма должна содержать основную информацию в сжатом виде о том, что:

• в текущем году трудовая книжка приобретает новый формат – электронный, который является основным;
• до 1 января будущего года необходимо подать соответствующее заявление, если сотрудник хочет, чтобы книжку вели по старым правилам – на бумаге;
• если заявления нет, документ выдадут в начале будущего года на руки работнику.

Согласно пост. Правительства №887 от 19/06/20, уведомить нужно до 31/10/20. Ранее срок был ограничен 30 июня.

Уведомление целесообразно вручать под роспись, а если такой возможности нет (например, для сотрудницы в декрете), документ отправляют письмом с уведомлением. Формулировка ФЗ-439 от 16/12/19 (ст. 2 п. 1 п.п. 4) указывает на то, что работники должны быть уведомлены персонально, а не общим документом с подписями под ним.

До конца года от каждого работника нужно получить одно из заявлений:

• о согласии на использование ЭТК;
• о сохранении старой бумажной формы.

Важно! Если работник не подал заявление до 31.12.20 по причине болезни, иным уважительным причинам (ФЗ-439 от 16/12/19, ст. 2-6), он может оформить документ позже

Ведение журнала с отметками о вручении уведомлений, получении заявлений работников, касающихся выбора формы трудовой книжки, значительно облегчит жизнь кадровику в этот период.

Кроме того, при изменениях ЛНА также необходимо ознакомить с ними сотрудников под роспись.

Если бумажная трудовая книжка на работника уже не ведется (либо будет принят новый работник в следующем году), он имеет право на получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. При желании заявление об этом может быть направлено на электронную почту фирмы

Необходимо обратить внимание на надежность почтового адреса, принять меры для защиты его от взлома, своевременно реагировать на обращения

Внесение записей в трудовую книжку

Как предприятие работает с трудовыми книжками

Когда человек устраивается на работу, фирма обязана обеспечивать сохранность этого документа. При работе должны вестись:

1. Книга учёта движения ТК. В ней отмечаются: выдача, получение, и другие операции с трудовыми книжками.
2. Приходно-расходная книга, которая предназначается для учёта приобретения и расходования бланков книжек и вкладышей к ним.

Трудовая книжка не должна заполняться своим владельцев. Это должен делать сотрудник отдела кадров предприятия.

Оригинал может быть выдан в двух случаях:

1. При увольнении сотрудника.
2. Если он необходим для оформления пенсии.

В других ситуациях работнику документ не выдаётся. Однако он имеет право в любой момент потребовать копию и её обязаны предоставить.

Электронные трудовые книжки

В прошлом году Пенсионный фонд России анонсировал внедрение электронных трудовых книжек. С января 2020 новый проект начали внедрять в организациях.

Электронная трудовая книжка, ЭТК – это документ, хранящийся в базе данных на сервере ПФР.

Новый формат с информационной точки зрения практически не отличается от своего бумажного предшественника. В ЭТК также вносится дата устройства и увольнения, какие-то кадровые перестановки – повышение в должности или ее смена в пределах одной организации.

Преимущества ЭТК:

• ее нельзя потерять, а значит, больше не нужно будет тратить время на восстановление данных;
• доступ к информации о трудовом стаже владелец ЭТК может получить по мере необходимости. Для этого предусмотрено сразу несколько каналов – работодатель, личный кабинет на сайте ПФР, Госуслуги или обращение в МФЦ. Данные можно распечатать или отправить;
• исключение подачи ложной информации о прошлых местах работы. Сейчас с этим проблема –много поддельных книжек.

Переход на новый формат осуществляется добровольно. Согласно ФЗ №439-ФЗ от 16.12.2019, каждый работающий гражданин вправе сам выбрать, какая трудовая книжка для него предпочтительнее – бумажная или электронная.

Для того чтобы уведомить работодателя о своем желании, до 31 декабря 2020 года нужно написать заявление на имя работодателя о своем желании перейти на электронный формат. Заявление подается в свободной форме – примеры прилагаем. Если сотрудник отказывается от электронной версии, работодатель продолжает вести классическую бумажную книжку.

Заявление о согласии на ЭТК

Заявление об отказе от ЭТК

Все работники, которые впервые устраиваются на работу в 2021 году, лишаются права выбора – им сразу заводится документ в электронном формате. При переходе на ЭТК бумажная книжка выдается на руки сотруднику, а информация вносится в Журнал учета трудовых книжек.

РЕКЛАМА – ПРОДОЛЖЕНИЕ НИЖЕ

В ЭТК вносятся данные начиная с 2020 года. Бумажный документ остается необходимым для подтверждения стажа до 2020.

Что нужно сделать владельцу салона красоты для перехода на ЭТК:

1. До 31.10. 2020 уведомить работников о необходимости выразить свое желание о переходе или не переходе на ЭТК;
2. Получить заявления от сотрудников;
3. Внести изменения во внутренние документы, определяющие порядок обращения с трудовыми книжками с учетом изменений в законодательстве;

После перехода на новый формат внутри организации, работодатель обязан:

• уведомлять ПФР об увольнении работника и приеме на работу. Делать это нужно в тот же или на следующий рабочий день;
• сообщать о других изменениях – повышении, смене должности. На это дается больше времени – успеть нужно не позднее, чем до 15 числа грядущего месяца.

Ведение трудовой книжки изменилось существенно

Требования к чернилам и их цвету, которыми вносятся записи конкретизированы: чернила должны быть световодостойкими (пастой, краской, гелем черного, синего или фиолетового цветов). Эта конкретизация требований не прерывает устную традицию кадровиков вносить сведения о трудовой деятельности черным цветом только умершему работнику или работнику, которого взяли «на карандаш», тем самым сигнализируя другому кадровику о неблагонадежности владельца такой записи.

Внесение записей о владельце трудовой книжки, о его образовании, в том числе и при получении нескольких квалификаций, уточнено и исключает зачеркивание сведений об образовании. 

Нумерация записей сведений о работе проставляется уже при указании полного наименования организации. Иными словами, порядковый номер записи и дата приема на работу ставятся в строке, содержащей название (по уставу) работодателя.

Присвоение разрядка, класса, категории, классного чина и получение второй или последующей профессии, специальности или квалификации обязательно указывается в разделе 3 «Сведения о работе». 

Временный перевод на другую работу, ставший постоянным, также следует внести в трудовую книжку независимо от даты перевода и даты, когда было установлено постоянство такого перевода. 

Сведения о работе по совместительству по-прежнему вносятся только по желанию работника. Причем эти сведения могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно прием и увольнение), в том числе и в случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства на основном месте.

Записи о профессиональной служебной деятельности изменили свой алгоритм и условия, закрепив реализацию требований соответствующих положений законов и иных правовых актов.

Записи об увольнении работника отражают особенности не только оснований к увольнению, но и наличие льгот, ими предусмотренных, с обязательным внесением в трудовую книжку законодательных оснований увольнения, предоставления льгот: ссылок как на Трудовой кодекс, так и на иной федеральный закон, приговор суда.

Почетные грамоты, нагрудные знаки, дипломы, производимые работодателем, как и другие виды поощрения работника согласно правилам внутреннего трудового распорядка, уставу, положению о дисциплине, коллективному договору обязательно отражаются в сведениях о награждении.

Поводы внесения сведений в трудовую книжку зачастую отражаются в локальных актах работодателя, в связи с чем следует произвести анализ действующих у работодателя документов и внести в них соответствующие изменения.

Восстановление книги о труде

Восстановить книгу о труде в прежнем виде сложно, особенно, если мест работы было много

При этом на начальном этапе важно определить по чьей вине произошла утеря документа. Если виновником выступил работодатель, предыдущие записи восстанавливаются специально созданной комиссией на основании имеющихся документов либо свидетельских показаний бывших коллег. Если же за утрату книги ответственен работник, возобновлять прежние записи он будет уже самостоятельно

Если предыдущих работодателей было немного, можно в хронологическом порядке их посетить заново для получения копий приказа о приеме и увольнении. Затем указанные документы предоставляются уже по месту настоящего места работы для оформления дубликата

Если же за утрату книги ответственен работник, возобновлять прежние записи он будет уже самостоятельно. Если предыдущих работодателей было немного, можно в хронологическом порядке их посетить заново для получения копий приказа о приеме и увольнении. Затем указанные документы предоставляются уже по месту настоящего места работы для оформления дубликата.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Пошаговый алгоритм перехода на ЭТК

В 2020 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Работники до конца декабря определились с видом учета и написали соответствующее заявление. Но некоторые решили подумать подольше — они вправе изменить первоначальное мнение и выбрать ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2022 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.

Шаг 1. Написание работниками заявлений

Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.

В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР.

Шаг 2. Проверка бумажных бланков

Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между рукописным и цифровым вариантами не было расхождений. Иначе в отчет СЗВ-ТД попадут неверные сведения

Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет ПФР

Шаг 3. Сдача отчетности в ПФР

Впервые отчет СЗВ-ТД отправили в феврале 2020. На каждого гражданина РФ в ПФР открыты лицевые счета. С 01.01.2021 в них появился раздел «Сведения о трудовой деятельности». Он заполняется данными из отчета СЗВ-ТД. Когда работник подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам с данными о его трудовой деятельности.

В 2022 г. отчет подается до 15-го числа месяца, следующего за кадровыми изменениями, но после приема или увольнения сотрудника его направляют не позже следующего за произошедшим событием дня.

Шаг 5. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

Если сделан выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.

ВАЖНО! Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления. Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — в книге учета движения ТК делается запись:

Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — в книге учета движения ТК делается запись:

Электронные трудовые книжки

Хотя документ в бумажном виде является более привычным, сейчас внедряется использование электронных трудовых книжек. Сейчас данные о занятости сотрудников передаются в Пенсионный фонд и хранятся в базе данных. С начала 2020 года работодатели обязаны предоставлять соответствующие сведения в отчётности для ПФ.

Для того, чтобы использовать электронную трудовую книжку (ЭТК), новый работник может предоставить выписку из базы данных или документ с цифровой подписью. Обратиться за ними можно будет на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда.

Если работник желает параллельно электронному варианту сохранить в 2020 году бумажный документ, он может написать соответствующее заявление работодателю. С 2021 года ЭТК будет использоваться повсеместно.

Использование ЭТК имеет следующие преимущества:

1. Заполнение происходит на основании поданной в ПФ отчётности. Поэтому вероятность ошибок при заполнении снижается.
2. Отсутствует риск утери данных, которые хранятся в защищённых электронных базах данных.
3. Предприятие экономит средства и силы на том, что не нужно обеспечивать ведение трудовых книжек.
4. ЭТК можно использовать при оформлении на удалённую работу.
5. Данные для оформления пенсии не могут затеряться. Они берутся из электронной базы данных.
6. Работник может легко проконтролировать правильность данных, имеющихся в системе о нём.

При увольнении предприятие будет давать сотруднику выписку из ЭТК в бумажном или электронном виде.

Заключение

Трудовая книжка представляет собой документ, в котором отражён трудовой стаж работника на протяжении всей жизни

Важно контролировать, чтобы записи вносились в неё правильно. Для этого нужно знать требования, предъявляемые законодательством к ведению этого документа

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

• язык заполнения – русский;
• даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
• сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Наряду с этим с сентября 2021 года в ТК можно ставить штамп с типовой записью и разрешено использовать комбинированный способ — частично штамп, частично вручную. Также запись можно сделать при помощи технических средств;
• не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);

• не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;

  Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

Обратите внимание! По новым правилам работника больше не нужно знакомить со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под роспись в личной карточке. Также отменено требование заверять его подписью все записи, внесенные в ТК за время работы у этого работодателя

помимо периодов работы, в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.

Переход на сведения о трудовой деятельности (электронные трудовые книжки)

С 01.01.2020 был запущен механизм перехода на систему так называемых электронных трудовых книжек. В связи с этим работодателей обязали в течение 2020 года провести ряд мероприятий, перечисленных в ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Проверьте, все ли сделано в вашей компании.

Итак, что нужно было сделать до конца 2020 года (ст. 2 Федерального закона №439-ФЗ от 16.12.2019):

• изменить локальные нормативные акты (с участием профсоюза, если он есть), прежде всего Правила внутреннего трудового распорядка;
• изменить коллективный договор, если он есть;
• проверить, всем ли работающим на 31.10.2020 выдали уведомление об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и о праве выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой;
• до 31.12.2020 получить от работников заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде или предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
• тем работникам, кто откажется от бумажных трудовых, выдать бумажные книжки на руки;
• обеспечить техническую возможность для предоставления в ПФР нового отчета СЗВ-ТД и подавать этот отчет. Сроки сдачи отчета: с апреля 2020 года при приемах и увольнениях — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений (п. 6 Постановления Правительства РФ от 08.04.2020 № 460; Федеральный закон от 24.04.2020 № 136-ФЗ). При иных кадровых мероприятиях, при подаче заявления о выборе между бумажной трудовой книжкой или предоставлением сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведено кадровое мероприятие (п. 2.5 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Что необходимо делать в 2021 году (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• на лиц, впервые поступающих на работу с 01.01.2021, формировать сведения о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ, трудовые книжки на них не оформляем (ч. 8 ст. 2 Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ);
• с 01.01.2021 года сведения по форме СЗВ-ТД при приеме и увольнении продолжать подавать не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме/увольнении работника, а в случае других кадровых изменений (например, при постоянном переводе) — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место такие кадровые мероприятия (п. 1.8 порядка, утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда от 25.12.2019 № 730п);
• Проверять, выполнены ли предыдущие пункты. В случае отсутствия в течение 2020 года у работника кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности сведения о трудовой деятельности в СЗВ-ТД по состоянию на 01.01.2020 у данного работодателя, форма СЗВ-ТД на такого работника должна быть представлена не позднее 15.02.2021 (п. 1.7 порядка, утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда от 25.12.2019 № 730п);
• заполнять графу отчета СЗВ-ТД «Код выполняемой функции» (при наличии).

Обратите внимание: Постановлением Правления ПФР от 27.10.2020 № 769п в форму СЗВ-ТД и порядок ее заполнения внесены изменения. СЗВ-ТД по новой форме нужно предоставлять в ПФР с 01.07.2021

Какие изменения внесены в порядок заполнения СЗВ-ТД:

• необходимо заполнять сведения о правопредшественнике при необходимости представить (скорректировать) сведения о трудовой деятельности работника, работодатель которого в настоящее время снят с учета;
• исключена запись об отчетном периоде;
• введена графа с данными о территориальных условиях работы зарегистрированных лиц (в районах Крайнего Севера / в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера (МКС/РКС);
• уточнены правила обязательного к заполнению с 2021 года кода выполняемой трудовой функции — в графе указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее должности (профессии), виду трудовой деятельности, состоящее из пяти цифровых знаков в формате «ХХХХ.Х», где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число.

Юлия Юрьевна Жижерина, юрист-эксперт, бизнес-тренер по трудовому праву и управлению персоналом, автор статей по кадровому менеджменту (Москва).

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

• невозможно потерять или испортить документ;
• легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
• нельзя вносить изменения «задним числом».

• 2021-02-17 06:19:38 КОГДА у вас появятся грамотные консультанты???? КУЧА ошибок – начиная от дат, заканчивая бредом в образцах. Кто выдаст трудовую на руки, если не сделал выбор работник??? Авторы хоть изучают нормы? Стыдно читать ваши разъяснения по трудовому праву!!!

• 2021-09-09 06:57:04 Хотя бумажную трудовую легко испортить или потерять, в ней видны все периоды работы, для получения информации из электронного документа требуется запрашивать сведения. Это не всегда удобно.

Как вести учет ЭТК работодателям НКО

В каких случаях надо вести трудовые книжки

Какие данные вносятся?

Документ может включать сведения о выполненной работе по совместительству, но это не обязательно. В отделе кадров данную запись вносят по требованию. Если есть желание иметь дополнительный заработок, выдавать документ не имеют права. Его заполняют только основные работодатели.

Еще книжка может включать сведения о повышении квалификации, присвоении категории, прочей информации. Кроме этого, вносят сведения при переименовании учреждения. Запись выполняют со ссылкой на документ, который служит основанием для этого. Эти данные вносят заново при условиях смены штатных расписаний, к примеру, с переименованием должности.

Как используют электронный документ работник и работодатель

Условия работы с ЭТК для двух сторон трудового договора различаются: для сотрудника переход является добровольным, тогда как работодатель обязан начать формирование соответствующей электронной базы уже в 2020 году.

По завершении подготовительного этапа, с начала 2021 года, работодатель:

• ведет электронные трудовые книжки для вновь принятых сотрудников;
• ведет ЭТК «старых» сотрудников согласно их заявлениям;
• освобожден от ведения бумажных трудовых книжек сотрудников, не подавших соответствующее заявление;
• не подавшим заявление бумажные трудовые книжки выдает на руки и за их хранение больше ответственности не несет;
• независимо от ведения бумажной трудовой, передает электронные сведения о работе сотрудников в ПФР.

С 1.01.20 компании сдают новый отчет в Пенсионный Фонд (пост Правления №730п ПФ РФ от 25/12/19), связанный с введением ЭТК – форму СЗВ-ТД. Он сдается на каждого работника, помесячно, не позднее 15 числа следующего месяца.

В документе отражаются: прием на работу, увольнение, перевод на другую работу постоянного характера, изменения, касающиеся профессии, квалификации, решение суда о запрете занимать должность, заявление о форме трудовой книжки, а также изменение наименования фирмы.

Со следующего года правила меняются. Если работник принят или уволен, сведения на него подаются на следующий день или в тот же день, когда издан приказ. Для остальных событий законодатель оставил прежний срок (п. 1.8 постановления).

Работодатель обязан выдавать сведения о трудовой деятельности сотруднику по его заявлению (ст. 66.1 ТК РФ) на бумаге или электронно:

• в 3-дневный срок, если гражданин работает;
• при увольнении – в тот же день, когда гражданин увольняется.

Если гражданин обнаружил ошибку в сведениях, по заявлению администрация обязана внести исправления и передать корректные данные в ПФР.

Работник может получить сведения о трудовой деятельности (абз. 4 ст. 66.1 ТК РФ):

• непосредственно в фирме, где он работал, за весь период работы в ней – на бумаге или электронно, в виде файла;
• в МФЦ, на бумаге;
• через портал госуслуг, электронно;
• обращением в ПФР, на бумаге или электронно.

Обратите внимание: если работник пожелал сохранить трудовую старого формата, это право сохраняется за ним на каждом рабочем месте и в дальнейшем. Однако если он передумает и решит использовать электронный вариант, сможет сделать это в любое время. Работнику нельзя выбрасывать бумажную трудовую книжку даже при наличии электронной, ведь сведения в электронном формате начнут накапливаться только с 2020 года

Работнику нельзя выбрасывать бумажную трудовую книжку даже при наличии электронной, ведь сведения в электронном формате начнут накапливаться только с 2020 года.

Как перейти на электронную книжку или оставить прежнюю?

Конечно, не все граждане следят за актуальными новостями, а также отслеживают изменения трудового законодательства. Как следствие, многие сотрудники могут быть даже не в курсе новшеств. Тем более не знать, что от них требуется в связи с ними. Поэтому ответственные лица в организациях должны уведомить работников о электронной трудовой книжке, изменениях в ТК, а также необходимых последующих действиях от персонала. Для этого им отводится первое полугодие 2020 года.

Получив такой документ на руки, человек ставится в известность о том, что от него требуется подача письменного заявления о переходе на электронную трудовую книжку или сохранение прежней. Которое, в свою очередь, должно быть передано кадровикам (бухгалтерам) до окончания 2020 года.

Таким образом, сценарии последующих ведений трудовых записей по работнику могут быть следующие:

• Если гражданин впервые трудоустраивается, то бумажную книжку ему уже не выдадут. Все записи по нему будут вестись только электронно;
• При желании сохранить прежний носитель, это отражается в заявлении. Тогда одновременно ведутся оба варианта. И, если мнение гражданина поменяется, то отказаться от ведения трудовых записей на бумаге он может в любое время.
• Если сотрудник в отведенные сроки предоставляет заявление о переходе, то в дальнейшем кадровые изменения по нему фиксируются только в цифровом виде. А вот, старая книжка возвращается на руки и более не может быть использована;
• Если по какой-то причине работник не написал заявление, то сохраняются также оба варианта книжки.

Плюсы и минусы новой системы

Важно отметить, что некоторые эксперты опасаются, что даже попытки перевести систему трудовых книжек в электронный формат может повлечь за собой неразбериху и полнейший хаос. Это может произойти из-за неумения некоторых организаций и государственных ведомств работать слаженно, обмениваться необходимыми данными, а не разобщенно двигаться каждый в своем направлении. У новой системы есть и свои минусы, и свои плюсы

Чтобы понять, почему до сих пор не принято окончательное решение по этому вопросу рассмотрим основные положительные и отрицательные моменты этого законопроекта

У новой системы есть и свои минусы, и свои плюсы. Чтобы понять, почему до сих пор не принято окончательное решение по этому вопросу рассмотрим основные положительные и отрицательные моменты этого законопроекта.

Из положительных моментов можно отметить:

• Удобство в быстром и полностью автоматизированном заполнении формуляров;
• Удобная интеграция государственных служб и системы трудовых книжек;
• Вся информация о сотруднике логично упорядочена и надежно сохранена в базе данных;
• Сводится на нет риск возможной ошибки, опечатки или потери данных;
• При увольнении не возникает проблем с возвратом трудовой книжки.

При том, что новая система очень удобна и практична, существуют и минусы в ее работе. К примеру, такой нюанс как положенная двухнедельная отработка, после увольнения по собственному желанию. Недобросовестный работник может не выполнить этого условия, так как его уже не будет удерживать на старом рабочем месте то, что трудовая все еще находится в отделе кадров. Все-таки классический вариант трудовой дисциплинирует работника в этом плане. Из основных минусов новой системы можно отметить:

• Сложно предположить, с учетом наших реалий, сколько времени понадобиться для перехода на данную систему;
• Также есть опасения ошибок в расчете пенсии на первых этапах работы законопроекта;
• При начале работы с программой возможны ее ошибки, которые в дальнейшем будут исключены, но на первых этапах принесут немалые проблемы;
• На первых этапах не будет механизма четкого руководства и контроля со стороны самих работников за внесением сведений в электронную базу;
• Нет продуманного и четкого плана занесения изменений в базу на основании заявлений от работников и жалоб;
• Значительные финансовые затраты со стороны государственного бюджета;
• Низкая защищённость базы данных на первых этапах работы, пока будут выявлены все слабые места системы, может быть нанесен непоправимый урон;
• Длительный процесс переноса информации с бумажных носителей в базу;
• Возможный сбой системы и потеря всех данных.

Именно эти причины не дают прийти к единогласному решению по принятию законопроекта о том, чтобы электронные трудовые книжки появились у каждого уже в 2020 году. И хотя полная ликвидация формуляра старого образца приведет к решению всех связанных с ним проблем, переход к новой системе буде крайне дорогостоящим предприятием для государственного бюджета. Если же попытаться снизить расходы, связанные с законопроектом, то это повлечет за собой атаки хакеров и потерю данных и как следствие крах системы хранения информации о трудовой деятельности граждан РФ.

Полный отказ от бумажных носителей в трудовом законодательстве, возможен только при полном переходе всей системы документооборот, а затем должна будет пройти интеграция новой программы в систему с Пенсионным фондом и ФНС. А после этого самым важным и ресурсозатратным станет вопрос об информационной защите всей этой системы.

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.

Заполнение

Как завести трудовую книжку впервые? Чистый бланк заполняют по трем документам:

• паспорту;
• документу об образовании;
• приказу.

Трудовую книжку оформляют после подписания приказа. За это же время выполняют запись о приеме/переводе на должность, награждении, повышении квалификации. Информацию об увольнении должны внести в тот же день, и документ сразу предоставляют на руки. Как завести трудовую книжку впервые? Образец заполнения позволит правильно это сделать:

1. На 1 странице обозначается Ф.И.О. как в паспорте, дата рождения, образование, профессия, специальность.
2. После указания данной информации кадровик предоставляет книжку работнику для проверки и подписи.

Если бланк испорчен, то кадровик обязательно составляет акт, а затем выписывает трудовую книжку снова. Исправления относятся к изменению Ф.И.О. сотрудника (если был оформлен брак) или к данным об образовании. Правила исправления следующие:

1. Одной чертой зачеркивают надпись, чтобы она была читаемой.
2. Фиксируются выше новые данные.
3. Рядом обозначается наименование, номер и дата документа, который считается основанием для исправления.
4. Запись заверяется подписью лица, которое внесло исправление, а также печатью предприятия.

Не допускаются зачеркивания и исправления записей о работе и поощрениях. Когда заполнен первый разворот, надо перевернуть страницу и внести сведения о приеме на работе, фиксируя в графах номер, дату, фразу «принят на работу на должность …» с обозначением названия подразделения фирмы, если оно есть в трудовом договоре. Также фиксируется наименование, номер и дата решения.

Сотрудник, которому выдается книжка впервые, может требовать записи об учебе на стационарном отделении вуза, службе в ВС или другом периоде, входящие в трудовой стаж. Если работником был предъявлен документ, который подтверждает воинскую службу, то после внесения записи о приеме на работу можно внести данные об этом.

Когда заводится трудовая книжка? Выполняется это при первом официальном трудоустройстве. Причем это может происходить как с 18 лет, так и позже.

Рассмотрели все правила, как завести трудовую книжку впервые

Важно придерживаться их, чтобы документ имел законную силу. При нарушениях его заполнения требуется срочное исправление всех недочетов